檔案集中統(tǒng)一管理的意義在于，維護(hù)檔案的完整，保護(hù)檔案的安全。我國《檔案法》明確規(guī)定："對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)歸檔的材料必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有。"
在實際工作中，不實行檔案集中統(tǒng)一管理，弊多利少。各部門積累的檔案資料，由自己保管，雖然暫時用起來方便，可隨時間推移，人員變動，使一些重要的檔案材料逐漸破損或丟失，給今后查閱工作帶來困難。不實行集中統(tǒng)一管理，不利于領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)、正確決策，不利于對檔案資源的綜合管理、加工、篩選、編研和傳遞。